10 Directrices eficaces para la comunicación escrita

En un entorno personal o de negocios , la capacidad de comunicarse de manera efectiva a través de correspondencia escrita es una necesidad. La comunicación escrita puede tomar muchas formas, incluyendo correo electrónico , mensajes de texto , notas o cartas . No importa qué formato está utilizando , hay unas cuantas reglas básicas que usted debe seguir para asegurar su comunicación escrita es correcta y eficaz , Simplicity

Utilice sencilla estructura de la oración . Estructura de la oración compleja puede complicar lo que está tratando de decir y ser mal entendido fácilmente. Mantenga sus oraciones concisas y al grano . En vez de decir " Me gustaría programar una reunión para discutir los hechos pertinentes del caso a la brevedad posible ", dicen " Por favor , hágamelo saber cuando podemos reunir para discutir el caso . "
Evite la jerga

No usar jerga o lenguaje que sólo usted y selecto grupo de individuos a entender . Su comunicación escrita debe ser accesible a su público , no importa que usted se está comunicando. El lenguaje técnico y la jerga sólo deben utilizarse cuando el lenguaje más simple no es suficiente.
Especificidad

Proporcionar detalles específicos siempre que sea posible . Evitar escribir en detalles ambiguos o poco claros . En lugar de escribir " Tengo un montón de experiencia de trabajo en este campo", decir " He trabajado como ingeniero para tres años y medio . "
Sea conversacional

La comunicación escrita es diferente de la escritura académica o erudita y debería ser más conversacional en la naturaleza. Como regla general, escribir de manera similar a hablar. Lea su mensaje en voz alta para asegurarse de que su escritura suena conversacional.
Evite Gendered Idioma

Evite fijar un pronombre masculino o femenino a su escritura . Aunque es técnicamente sólido gramática usar " él" o "ella" cuando se desconoce el sexo o cuando se refiere a un grupo de personas , el lenguaje puede ofender a algunas personas . Para estar en el lado seguro , no utilice un pronombre de género a menos que esté seguro de género de la persona que está haciendo referencia .
Evite pasiva Idioma

Elija verbos activos en lugar de verbos pasivos para añadir interés a su comunicación escrita . Escribo " Me dirigí a la playa el sábado , " en lugar de " Cuando yo estaba conduciendo a la playa el sábado ... " . El uso de la voz activa también le permitirá suenas más conversacional , como rara vez uso de la voz pasiva en la comunicación verbal .
Ser Personable

Si usted conoce a la persona que está escribiendo a , reconocer esta relación. En lugar de utilizar los pronombres manta como "usted", utilice el nombre de la persona. Lograr que la información que usted incluya en su comunicación escrita pertinente al lector. Dependiendo de la relación que tiene con la persona , comenzar y terminar su escritura con un saludo apropiado .
Selección Medium

Elija el medio adecuado para su comunicación escrita . Si usted utiliza el correo electrónico, mensajes de texto , o una carta depende de que usted está escribiendo para y lo que está escribiendo. Si usted nunca ha utilizado la mensajería de texto en el ambiente de trabajo , tal vez no sea la mejor manera de corresponder con un compañero de trabajo .
Apropiada Humor

Use el humor con moderación , y sólo cuando sea apropiado para la situación . Si no está familiarizado con su lector , evitar hacer bromas para no ofender al lector. Si usted tiene una buena relación con su lector, no dude en utilizar el humor en su comunicación escrita . Incluso si conoces bien el lector , evitar humor ofensivo o controvertido .
Proof Leer

No importa qué tan bueno en la escritura puede ser , es crítico corregidos su comunicación escrita . Compruebe si hay errores ortográficos o gramaticales en su escritura . Asegúrese de que lo que has escrito efectivamente se comunica el mensaje deseado .